O que é RPA? E Como essa Tecnologia pode Transformar os Processos nas Áreas Transacionais.

Como aplicar o RPA (Robotic Process Automation) para automatizar processos e utilizar esse "tempo" em atividades que realmente agregam valor para os negócios.

Bem-vindo a ForTech, hoje vamos falar de uma nova tecnologia que está modificando a forma de execuções de atividades transacionais, as repetitivas, operacionais. O RPA (Robotic Process Automation) é uma ferramenta que automatiza processos repetitivos, e não confunda com RPA - Recibo de Pagamento Autônomo ou Regime Periódico de Apuração, pois são coisas distintas entre si.

Temos muitas atividades operacionais e repetitivas nas áreas financeira, contábil, fiscal e de departamento pessoal, certo? Então, como podemos utilizar nosso tempo no que realmente agrega valor para a empresa? Vamos ver como funciona essa ferramenta?

RPA (Robotic Process Automation)

Eliminar a necessidade de intervenção humana nas atividades repetitivas, operacionais e pouco estratégicas para o negócio.

O RPA é um software, um robô que é programado para realizar atividades imitando ações de humanos quando realiza uma atividade no computador, sendo possível repetir quantas vezes forem necessárias 24 horas por dia e 7 dias por semana (24 x 7), eliminando custos e potenciais erros humanos.

Como utilizar o RPA na área Transacional?

Para utilizar o RPA, primeiro é necessário que os processos estejam mapeados e padronizados, principalmente documentados, como desk procedures, por exemplo, replicando exatamente as atividades do usuário. Como o Robô reproduz as tarefas já realizadas, não será necessários investimentos ou modificações nos sistemas, apenas a criação de usuários e senhas específicas nos sistemas e ERP´s, onde as atividades serão executadas, bem como um computador (hardware ou virtual) para que ele possa trabalhar na escala de 24 x 7.

Nas áreas de finanças, contabilidade, fiscal e de departamento pessoal temos muitas atividades que podem ser automatizadas com RPA, tais como: fluxo de caixa, forecast, contabilizações, geração de razões, demonstrativos e reconciliações contábeis, apuração de impostos, interfaces entre sistemas, geração de obrigações acessórias, preenchimento de rubricas, calculo de contribuições e retenções da folha de pagamento, entre outras.

Assim, com o uso de RPA, passa ser possível gerar planilhas na madrugada, para um fechamento mensal, por exemplo, e quando iniciarmos o dia de trabalho, elas já estarão aptas para análises mais críticas e estratégicas, resultando em mais tempo para focar em ações de compliance e quality assurance das operações. Imagine essa rotina de eliminação de atividades repetitivas entre outras... um sonho né?

Como aplicar o RPA (Robotic Process Automation) para automatizar processos e utilizar esse "tempo" em atividades que realmente agregam valor para os negócios.

RPA nas áreas Transacionais

Impactos do RPA

Será que vou perder meu emprego?

As novas tecnologias estão aí para melhorar nosso trabalho. O RPA tem a função de ajudar os profissionais e as empresas a eliminarem atividades operacionais e repetitivas que não agregam valor ao negócio. Se as atividades que você realiza são repetitivas e operacionais, chegou a hora de se atualizar, se preparar para posições mais analíticas, criativas e estratégicas. Muitas posições deixarão de existir, mais muitas outras serão criadas e você precisa estar preparado para essas mudanças, você já ouviu falar em engrenagem da transformação digital e como ela pode te ajudar nesse processo? Acompanhe os próximos posts.

Como aplicar o RPA na minha empresa ou atividades?

Primeiramente você deve contratar uma empresa especializada na implementação da ferramenta, que será responsável pela programação das tarefas. (nós da Fortech realizamos o processo de aplicação do RPA, fale com a gente e saiba mais).

Importante fazer o mapeamento detalhado de todos os processos fiscais e colocá-los em ordem de impacto versus esforço, onde as atividades com maior impacto e baixo esforço de implementação devem ser priorizadas. Muitas vezes podemos nos deparar com processos que a solução não seja um RPA, mas, sim, uma planilha de excel, um VBA ou um dashboard em uma ferramenta de BI (Business Intelligence), pois não é regra que sempre a melhor solução será um RPA, lembre-se disso!

Importante também, como já mencionamos no inicio do artigo, a empresa possuir processos bem estruturados e mapeados, para minimizar os riscos de problemas na aplicação do RPA.

Podemos optar por duas possibilidades de gestão do RPA:

• Treinar um analista para utilização da ferramenta e realizar o processo de automação internamente, como também as alterações necessárias ou

• Contratar uma empresa para aplicação e gestão das alterações necessárias.

*(a Fortech produz ferramentas customizadas, treina tecnicamente profissionais para produzirem tais ferramentas, bem como ministra treinamentos com foco na evolução de perfis high-tech)

Fica a critério de cada empresa decidir a melhor forma de gestão de acordo com o budget, funcionários capacitados e etc.

Um fator muito importante é que se a empresa optar por treinar um funcionário para realizar a criação ou gestão do RPA, ela deverá utilizar importantes critérios de avaliação nessa escolha, sendo o mais importante notar se o profissional tem ou demonstra sinais de um perfil para inovações tecnológica. É preciso ser curioso, gostar de aprender coisas novas, ser resiliente para experimentação, usar e abusar de artifícios tecnológicos para seu desenvolvimento e aprendizado.

E você, já aplicou o RPA onde trabalha? Compartilhe com a gente suas experiências e dificuldades.

Nós da equipe ForTech queremos ouvir você. Vamos trilhar juntos esse caminho de inovação!

Até Logo,

Equipe ForTech